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Caso de Éxito: Dorantes Aranda Abogados

Actualizado: 30 ene



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El Problema

El problema que frecuentemente es encontrado en el sector legal: la labor monótona y repetitiva de copiar y pegar información personal para completar documentos legales rutinarios o estandarizados. Esta tarea, a pesar de ser fundamental, conllevaba un manejo ineficaz del tiempo y de los recursos disponibles. Dicha ineficiencia no solo consumía una cantidad considerable de horas laborales que podrían emplearse en actividades más críticas, sino que también incrementan notablemente el riesgo de cometer errores debido a la intervención manual en el proceso. Estos errores, por mínimos que fueran, podían tener consecuencias significativas en la precisión y validez de los documentos legales.


Además, esta práctica redundante afectaba negativamente la productividad del equipo legal. Los profesionales, atrapados en esta dinámica de trabajo poco estimulante, veían mermada su capacidad para concentrarse en tareas que requerían un mayor nivel de análisis y pensamiento crítico, aspectos clave en el ámbito legal. 


Este tipo de trabajo manual y repetitivo no solo disminuye la eficiencia operativa del equipo, sino que también podría impactar en su motivación y satisfacción laboral, aspectos cruciales para el mantenimiento de un ambiente de trabajo dinámico y productivo.


La Solución

La solución implementada fue la adopción de Workflows (Flujos de trabajo) Personalizados a través de MultiDocuments con una automatización inteligente e intuitiva, diseñada específicamente para ingresar datos personales de diversas fuentes y aplicarlos automáticamente en los formatos de documentos requeridos. Esta innovación no solo optimizó el proceso de llenado de documentos, reduciendo significativamente el tiempo y esfuerzo invertido, sino que también mejoró la precisión de los datos, minimizando errores y aumentando la confiabilidad de los documentos legales generados. 


Como resultado, el equipo legal pudo procesar satisfactoriamente más de 100 procedimientos legales reduciendo aproximadamente un 95% el tiempo de procesamiento y por ende dedicar más tiempo a tareas de mayor complejidad y valor, mejorando la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y por último la rentabilidad del negocio.



Perfil del cliente. 

Dorantes Aranda es una firma de abogados especializada en el ramo inmobiliario, que ofrece a sus clientes certeza y seguridad en su patrimonio. Ofrece a sus clientes los servicios de elaboración de Convenios preventivos y de resolución de conflictos mediante la Justica Alternativa, por medio de prestadores de servicios certificados por el Instituto de Justicia Alternativa del estado de Jalisco.



  • Rodrigo Dorantes Padilla es un prestador de servicios de métodos alternos con certificación por el IJA número 874  desde el año 2020.

  • Juan Pablo Padilla Ibarra es un prestador de servicios de métodos alternos con certificación por el IJA número 873  desde el año 2020.



Soluciones Implementadas
Operaciones Legales Eficientes

Workflows automatizados a través de la plataforma “Multidocuments.com


Automatización de Documentos legales para: 


  • Creación de documentos legales para la industria inmobiliaria. 

  • Creación de documentos legales para la industria financiera.


  • Aumento en la rentabilidad del negocio

  • Satisfacción laboral interna

  • Satisfacción de los clientes


Gestión del Cambio

La implementación de la solución de automatización no sólo transformó el proceso de llenado de documentos legales, sino que también implicó una significativa gestión del cambio entre el personal involucrado. Este cambio fue más allá de la mera adopción de una nueva herramienta tecnológica; requirió una reevaluación y adaptación de las habilidades y mentalidades del equipo legal. Al pasar de tareas repetitivas de copiado y pegado a un sistema automatizado, los colaboradores enfrentaron inicialmente un período de ajuste, donde la capacitación y el apoyo continuo fueron cruciales para garantizar una transición fluida. 


Este proceso mejoró la eficiencia y precisión en el trabajo y también permitió al personal redirigir su enfoque hacia actividades más estratégicas, enriqueciendo su experiencia laboral y contribuyendo a su desarrollo. La gestión del cambio fue esencial en la exitosa implementación de la automatización, asegurando que el equipo se adaptará a la nueva tecnología y también evolucionara en su rol dentro de la organización.


Conclusiones

La implementación de una solución de automatización en el ámbito legal puede transformar radicalmente procesos ineficientes y propensos a errores, como el copiado y pegado manual de datos para el llenado de documentos legales. Esta innovación tecnológica no solo optimizó el uso del tiempo y los recursos, reduciendo significativamente la probabilidad de errores humanos, sino que también redefinió el rol del personal legal. La gestión del cambio fue un aspecto crucial en este proceso, facilitando la transición del equipo hacia tareas más complejas y estratégicas. Este caso demuestra que la adopción de tecnologías avanzadas, acompañada de una efectiva gestión del cambio, puede resultar en mejoras significativas en la productividad, eficiencia y rentabilidad del negocio al tiempo que potencia el crecimiento y la satisfacción del equipo involucrado.




Caso de Exito Dorantes & Aranda
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