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Guía paso a paso de como celebrar un convenio MASC firmando con firma electrónica.

Actualizado: 10 mar 2023

MultiDocuments cuenta con la automatización de los flujos documentales preparados para que celebres acuerdos MASC con firma electrónica, celebrar documentos con firma electrónica es simple y seguro.


Con base en el Decreto al que se hicimos mención en la publicación anterior, el Instituto de Justicia Alternativa del Estado de Jalisco está obligado a reconocer la firma electrónica en los documentos que se celebren con cualquiera de las firmas electrónicas validas, según las normativas y leyes que regulan la firma electrónica.


Aquí te dejamos los pasos a seguir para que puedas llevar a cabo la celebración de un convenio MASC con firma electrónica.




Paso 1. Preparación de los documentos.


- Prepara las declaraciones de las partes.

- Incluye las consideraciones de derecho dentro de las cláusulas y declaraciones.

- Eliminar los espacios o líneas de las firmas tradicionales.

- Manifiesta que las firmas se agregan en hoja separada.


MultiDocuments.com tiene los flujos documentales preparados para que celebres acuerdos MASC con firma electrónica y te ofrece de forma ordenada los archivos para que los puedas subir de forma ordenada a cualquier plataforma firma electrónica que cumpla con la regulación mexicana.



Paso 2. Proveedor de firma electrónica.


Por tratarse de documentación que requiere validez legal y certeza jurídica, es necesario utilizar un proveedor de firma electrónica que cumpla con los requisitos legales mexicanos como el uso de una firma simple o avanzada así como incluir constancias de conservación en el proceso. En nuestra anterior publicación hablamos de las diferentes opciones de firma, nosotros te recomendamos un proveedor que tenga la opción de firmar con la firma electrónica avanzada (FEA o FIEL) y con firma electrónica simple con validación biométrica (por si alguna de las partes no cuenta con tiene FIEL vigente), el proveedor mejor valorado y con el que tenemos una alianza estratégica es mifiel.com.


*Si ya te suscribiste a MultiDocuments.com, te hemos conseguido algunas firmas sin costo en mifiel.com, dirígete con alguno de los asesores de mifiel.com para que hagas válida tu promoción.


Paso 3. Inicio de ceremonia de firmas.


Si aún no estás convencido de redactar tus documentos de mediación en MultiDocuments.com y quieres invertir tiempo en hacerlo tú mismo con tus formatos, estás son las recomendaciones.


Preparación de los archivos.

- El Aviso de Privacidad y el Convenio Final de Método Alternativo podrán ser firmados en una ceremonia de firma electrónica.


- El Contrato de Arrendamiento deberá de ser firmado en un ceremonia de firma electrónica de forma independiente, es importante que este documento se firme antes que los documentos anteriores.


- La solicitud, el acuerdo de viabilidad, el escrito de ingreso a la oficina reguladora y la vista a la procuraduría podrán firmarse de forma tradicional. Si decides firmarlos con firma electrónica es importante que consideres que la hora y fecha se estampan en los documentos y esta fecha se considera como cierta desde la celebración de la firma.


Ceremonia de firma.


Una vez ingresado al Portal del proveedor de firma que se eligió, deberas adjuntar los archivos en .PDF que serán firmados mediante la firma electrónica de acuerdo con las recomendaciones anteriores, deberás de ingresar los datos de las personas que firmarán, así como su correo electrónico.







Ya establecidos los datos, algunas plataformas de firma electrónica tienen opciones múltiples de Firma Electrónica, en dónde se puede seleccionar el tipo de Firma Electrónica que se deberá utilizar como manifestación de la voluntad de las Partes, y puede estar o no restringida a un tipo, o bien, estar abierta la opción a otros tipos de Firma Electrónica que pudiera estar disponible según cada proveedor.


Seleccionado el tipo o tipos de Firma Electrónica viables a utilizar para su firma, se envía el documento a las Partes a los correos electrónicos especificados para su recepción, revisión y firma.


Es muy importante estes pendiente de que todas las partes hayan firmado correctamente, si utilizaste la plataforma MiFiel.com seguro no te encontrarás con ningún contratiempo. Por último, ya que se elige el tipo de Firma Electrónica que se va a utilizar, se siguen los pasos y se firma el documento. Una vez enviados los documentos para firmar, en la bandeja de entrada del correo electrónico de las Partes se encontrará un correo en el que ordinariamente se muestra un botón o liga que te llevará a los documentos que se Firman Electrónicamente.


Paso 4. Descarga de Documentos.


Una vez que el documento se encuentra firmado por todas las Partes, llegará un correo de notificación en el que se encontrarán adjuntos los archivos en .PDF y .XML con las cadenas digitales de seguridad, así como la fecha y hora de firma de los documentos para su validez.


Recordemos que el documento válido es el .XML y para su validez puede ser verificado en alguna herramienta que regularmente es proporcionada por el proveedor. El archivo .PDF es únicamente una representación gráfica de lo contenido en el .XML, pero según lo que establece el Artículo 9 de La Ley de Firma Electrónica del Estado de Jalisco y sus municipios, el documento impreso que contengan la cadena de caracteres alfanuméricos, resultando del acto de firmar con la firma electrónica avanzada producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.





Paso 5. Preparación de Archivos para ingreso a la oficina reguladora.


Por lo regular las Oficinas Reguladoras no cuenta con una Oficial de Partes Digital y deberás de imprimir todos los documentos firmados electrónicamente para su presentación en papel y guardar en algún medio de almacenaje electrónico los archivos con terminación .XML (Archivos originales), no te preocupes sobre su validez de los mismos el Artículo 9 tiene contemplado esta omisión tecnológica de las autoridades y le da toda la validez a los documentos que contengan los caracteres alfanuméricos.


Si utilizaste MultiDocuments no tendrás que preocuparte por hacer el escrito de ingreso con la descripción de los anexos ya que se redacta automáticamente cuando ingresas los datos en a solicitud electrónica.


Si decidiste perder el tiempo haciendo manualmente el escrito de ingreso de la forma tradicional, deberás describir que cada documento de la forma que haz venido haciendo solo incluye además manifestando que se encuentra firmado con firma electrónica.


¡Listo! podrás ingresar tus documentos firmados en la oficina reguladora, misma que esta obligada a recibirlos de acuerdo al siguiente Decreto.


En el remoto caso de que la oficina reguladora no se encuentre familiarizada con la recepción de documentos firmados electrónicamente y no quiera recibirte tus documentos por desconocimiento, podrás acudir a las instancias jurisdiccionales para hacer valer tus derechos e impulsar estos procesos tecnológicos para tu beneficio, son procedentes el Juicio de Garantías y la figura de Afirmativa Ficta para obligar a la oficina reguladora a recibirlas.


Si llegaste hasta aquí seguramente ya sabes todo para firmar tus documentos de mediación con firma electrónica, felicidades ya eres parte de la transformación digital.


 

El artículo 9 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada para el Estado de Jalisco y sus Municipios, establece que los documentos impresos que contengan la cadena de caracteres alfanuméricos, resultando del acto de firmar con la firma electrónica avanzada producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.


La Oficialía de Partes Digital es una plataforma electrónica o sistema informático utilizado por entidades gubernamentales, organizaciones o empresas para recibir, gestionar, controlar y distribuir documentos electrónicos y trámites de manera eficiente, confiable y segura. Este sistema digital cumple con los requisitos legales y normativos de la jurisdicción en la que opera, y ofrece a los usuarios la posibilidad de presentar documentos y realizar trámites en línea, con la misma validez legal que los documentos y trámites físicos tradicionales. Además, la Oficialía de Partes Digital permite la gestión de los documentos y trámites en tiempo real, el seguimiento y control de los mismos, y la reducción de los tiempos y costos asociados a la gestión documental tradicional.


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